De samenwerking tussen Heemstede en Bloemendaal werkt positief uit maar of de doelstellingen gehaald zijn, is niet te zeggen. Dat is de conclusie die de lokale rekenkamercommissie trekt na het afronden van haar onderzoek naar de ambtelijke samenwerking tussen beide gemeenten. Sinds 2013 werken de gemeenten Heemstede en Bloemendaal op ambtelijk niveau steeds meer samen. De rekenkamercommissie heeft onlangs onderzocht hoe deze samenwerking in de periode 2013–2016 voor Heemstede heeft uitgepakt. Ze keek daarbij naar de taken op het gebied van bedrijfsvoering, P&O, communicatie, financiën, ICT en juridische zaken, en stelde de vraag: wat heeft de samenwerking gekost en opgeleverd en zijn de gestelde doelen gehaald? Onderzoeksresultaten Uit het onderzoek komt een beeld naar voren van een organisatie die de samenwerking met de gemeente Bloemendaal voortvarend ter hand heeft genomen en daarbij haar medewerkers veel ruimte geeft om die samenwerking in te vullen.
Geheel volgens de heersende ambtelijke sturingsfilosofie en de organisatiecultuur wordt daarbij niet zozeer gestuurd op kwantificeerbare gegevens maar op klant- en medewerkertevredenheid. Alhoewel die positief te noemen zijn, is deze manier van aansturen niet zonder risico’s, zo blijkt uit het onderzoek. Negatieve effecten zijn onder andere dat de samenwerking niet optimaal verloopt en beperkt wordt door de randvoorwaarde van mogelijke ontvlechting, dat niet duidelijk is of de doelstellingen gehaald worden en dat een actieve dialoog tussen het college en de gemeenteraad over de samenwerking ontbreekt. Daarnaast zijn er zorgen op ICT-gebied. De onderzoeksresultaten in vogelvlucht:
Uit het onderzoek komt naar voren dat niet alle geïnterviewden de doelen kennen die gesteld zijn voor de samenwerking tussen Heemstede en Bloemendaal: het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening, het verminderen van kwetsbaarheid en het verhogen van de efficiency. Vervolgens blijkt dat de gestelde randvoorwaarde dat de samenwerking altijd ‘ontvlochten’ moet kunnen worden een zo effectief en efficiënt mogelijke samenwerking juist in de weg staat. De samenwerking blijkt gerealiseerd te zijn uit de reguliere begroting, met uitzondering van specifieke ICT-investeringen. Maar zowel de financiële kosten als de opbrengsten van de samenwerking zijn niet te achterhalen doordat niet is vastgelegd hoeveel tijd en middelen zijn besteed aan de samenwerking en in welke mate de investeringen in tijd en geld ten koste zijn gegaan van andere investeringen.
Door de samenwerking is een aantal processen in beide gemeenten gelijkgeschakeld. Ook is er ruimte gemaakt voor specialisatie door teams samen te voegen en door nieuwe taken te creëren. Door een grotere achtervang is de kwetsbaarheid van taken waarschijnlijk afgenomen, waardoor minder inhuur nodig is (met waarschijnlijk minder kosten als gevolg). Overigens worden veel resultaten van de samenwerking pas in de toekomst verwacht. Bij de medewerkers van de onderzochte bedrijfsvoeringsafdelingen is het draagvlak voor de samenwerking toegenomen en zijn het draagvlak en de tevredenheid ook groter dan bij de andere afdelingen. Toch kennen de medewerkers in het algemeen de reden van de samenwerking meestal niet en weten ze niet wat de samenwerking zou moeten opleveren voor de inwoners van Heemstede.
Uit het onderzoek komt naar voren dat de samenwerking op ICT-gebied nog niet goed verloopt. Er is te weinig duidelijkheid over de aansturing, verantwoordelijkheden en de besluitvorming. Op dit vlak zou volgens de rekenkamercommissie meer transparantie over kosten, opbrengsten en risico’s nodig zijn. De samenwerking wordt, zo is gebleken, op diverse manieren aangestuurd. Dit heeft te maken met de ‘Rijnlandse’ sturingsfilosofie binnen de gemeente die gebaseerd is op samenwerken en vrijheid geven aan teams. Hoewel dit past binnen de visie en kaders voor de samenwerking, kwalificeert de rekenkamercommissie deze manier van sturen als niet transparant en te zeer afhankelijk van de situatie per team. Voordat de samenwerking in 2013 begon, hebben geen nulmetingen plaatsgevonden van kosten, kwaliteit en kwetsbaarheid van de bedrijfsvoeringstaken. Het is hierdoor niet mogelijk om te beoordelen of de gestelde doelen behaald zijn, noch is het mogelijk om de samenwerking bij te sturen.
Verantwoording aan de raad over de ambtelijke samenwerking heeft plaatsgevonden door middel van voortgangsrapportages in de vorm van C-stukken, die niet automatisch geagendeerd worden. De raad heeft in de onderzochte periode één schriftelijke vraag gesteld over de samenwerking. De rekenkamercommissie concludeert dat de raad in dit dossier in sterkere mate zijn controlerende taak had kunnen uitoefenen en tevens dat het college de raad actiever had kunnen betrekken. Aanbevelingen Op basis van deze conclusies komt de rekenkamercommissie tot een aantal aanbevelingen die gericht zijn op meer transparantie in de verantwoording en aansturing. De rekenkamercommissie beveelt aan duidelijke doelen en toetsingscriteria op te stellen en die te laten bekrachtigen door de raad. Een mogelijke ontvlechting moet hierbij een uitgangspunt zijn. Ook stelt zij voor om nu alvast de mogelijke samenwerkingsvormen (bestuurlijke fusie, ambtelijke samenwerking, ambtelijke fusie of een eventuele andere vorm) in kaart te brengen zodat daarover tijdens de volgende raadsperiode besloten kan worden. Ook zou een routeplan opgesteld moeten worden voor de weg daarnaartoe. Ten slotte beveelt de rekenkamercommissie aan om goed te kijken naar de toekomstbestendigheid en de strategie van de ICT-taken en –afdelingen.