ZAKELIJK-NIEUWS-LANDELIJK

Of je nu een speciaalzaak runt aan de Binnenweg, een horecazaak aan het plein of kantoor houdt nabij het Groenendaalse bos. In Heemstede werk je als ondernemer waarschijnlijk dagelijks met digitale tools. Van het kassasysteem tot de boekhouding en van inkoopportalen tot social media. Dat is efficiënt, maar het brengt ook risico’s met zich mee. Hoe houd je de boel veilig zonder dat je er een dagtaak aan hebt? Met deze vijf aandachtspunten zet je de basis stevig neer.

Neem afscheid van het Excel-bestand

Veel ondernemers beginnen ooit simpel. Een lijstje met wachtwoorden in een Excel-bestand of een notitieboekje in de lade. Zolang je in je eentje bent, lijkt dat prima. Maar zodra je groeit of met personeel werkt, is dit de meest kwetsbare plek van je bedrijf. Een bestand kan per ongeluk gedeeld, gewist of gekopieerd worden, en een boekje kan kwijtraken. Wil je veilig werken, dan moet je afstappen van deze tijdelijke oplossingen. Ze zijn niet meer van deze tijd.

Centraliseer je wachtwoordbeheer

De enige manier om echt controle te houden, is door al je inloggegevens op een beveiligde plek te beheren. Een password manager for business is hiervoor de standaardoplossing. Hiermee sla je alle zakelijke wachtwoorden centraal en versleuteld op. Jij als eigenaar houdt de regie en ziet precies welke accounts er in omloop zijn. Het voorkomt de chaos van briefjes en appjes met inlogcodes die gaan rondzwerven en verkleint de kans op hacks aanzienlijk.

Beperk de toegang tot wat noodzakelijk is

Werk je met een team, bijvoorbeeld met parttimers in de bediening of freelancers op kantoor aan de Herenweg? Niet iedereen heeft toegang tot alles. Met een professioneel systeem kun je per medewerker of rol instellen wie waar bij mag. De stagiair kan bij de social media, maar niet bij de bankgegevens. Het grote voordeel is dat medewerkers kunnen inloggen zonder dat ze het daadwerkelijke wachtwoord hoeven te zien of te onthouden.

Wees alert bij personeelswisselingen

Een groot risico voor kleine bedrijven is de ‘vertrekkende medewerker’. Iemand gaat uit dienst, maar heeft op zijn telefoon of laptop nog toegang tot de mail of het bestelsysteem. In de drukte van de dag vergeet je dat vaak aan te passen. Door te kiezen voor centraal beheer kun je de toegang van een vertrekkende collega met één druk op de knop intrekken. Zo weet je zeker dat de deur echt dicht is en er geen oud zeer achterblijft.

Voldoe aan de privacywetgeving

Veiligheid gaat niet alleen over techniek, maar ook over vertrouwen en regels. Als ondernemer ben je verplicht om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens. Mocht je ooit een controle krijgen of vragen van klanten, dan wil je kunnen aantonen dat je voldoet aan de AVG. Door je wachtwoordbeheer professioneel in te richten, laat je zien dat je de beveiliging van bedrijfs- en klantgegevens serieus neemt. Dat geeft rust en straalt kwaliteit uit naar je omgeving.